Tarbes - Hautes-Pyrénées - PME
10 minutes perdues par jour sur un fichier, un reporting ou une double saisie, c'est déjà environ 850 € par an et par salarié.
Simplifiez vos fichiers, outils et processus avant qu'ils ne vous fassent perdre trop de temps
J'aide les PME à identifier, fiabiliser et automatiser leurs fichiers Excel, tableaux de bord et processus administratifs. L'objectif : savoir ce qui peut être amélioré avec vos outils actuels, ce qui mérite d'être automatisé, et ce qui nécessite éventuellement un outil tiers.
Sur une équipe de 10 personnes, le même problème peut facilement représenter plus de 8 500 € par an.
10 min / jour
~850 € / an / salarié
10 salariés
~8 500 € / an
Méthode
Une méthode en 3 étapes
Le but n'est pas seulement de constater les irritants. Le but est d'identifier ce qui bloque, de mettre en place les améliorations utiles et de rendre les équipes autonomes sur les outils retenus.
1
Audit des outils et processus
J'analyse vos fichiers Excel, tableaux de bord, outils métiers et processus administratifs pour identifier les pertes de temps, les doubles saisies, les risques d'erreur et les améliorations possibles.
- Cartographie des fichiers, outils et flux existants.
- Liste des irritants et risques d'erreur.
- Axes d'amélioration classés par priorité.
- Distinction entre améliorations possibles avec les outils actuels et celles nécessitant un outil tiers.
- Recommandation claire sur les actions à mener.
2
Mise en place des améliorations
Je peux ensuite mettre en place les améliorations recommandées : refonte de fichiers Excel, formules, contrôles de saisie, tableaux de bord, automatisations simples ou structuration d'un nouveau processus.
- Modifier un fichier Excel pour récupérer automatiquement certaines données.
- Créer ou fiabiliser des formules et des contrôles de saisie.
- Réduire les doubles saisies et clarifier les étapes d'un processus.
- Créer un tableau de bord lisible et plus simple à mettre à jour.
- Connecter ou structurer des outils existants, puis accompagner un outil tiers si nécessaire.
3
Formation outils et IA
Je forme les équipes pour qu'elles sachent utiliser les fichiers, tableaux de bord, outils ou automatisations mis en place. Je peux aussi les accompagner sur des usages simples et utiles de l'IA dans leur quotidien administratif.
- Prise en main des fichiers, tableaux de bord et outils mis en place.
- Bonnes pratiques Excel et méthode de mise à jour des données.
- Usages simples de l'IA pour rédiger, synthétiser, contrôler ou organiser l'information.
- Limites, précautions et cadre d'usage utile pour les équipes.
Approche
Améliorer l'existant avant d'ajouter de nouveaux outils
Dans beaucoup de cas, un fichier Excel mieux structuré, des formules fiabilisées, des contrôles de saisie ou une récupération automatique de données suffisent déjà à gagner du temps et à réduire les erreurs.
Avec vos outils actuels
On cherche d'abord ce qui peut être corrigé sans abonnement logiciel supplémentaire
Mon approche consiste d'abord à regarder ce qui peut être amélioré avec vos outils actuels. Cela évite de lancer trop vite un changement d'outil alors que le principal problème vient parfois de la structure du fichier, des règles de saisie ou du processus de mise à jour.
- Fichier Excel mieux structuré et plus lisible.
- Formules fiabilisées et contrôles de saisie simples.
- Récupération automatique de certaines données.
- Réduction des doubles saisies et standardisation des statuts.
Si un outil tiers devient utile
Le besoin est posé clairement avant toute dépense logicielle
Si vos outils actuels ne suffisent pas, je peux aussi recommander ou mettre en place des outils tiers, en indiquant clairement les coûts logiciels à prévoir et ce que ces outils apportent de plus par rapport à l'existant.
- Je précise ce qui manque vraiment dans les outils en place.
- Je distingue le coût de la prestation du coût logiciel éventuel.
- J'accompagne la mise en place si un outil tiers se justifie réellement.
- La décision d'équipement reste cadrée par l'usage réel de la PME.
Après audit
Ce que vous obtenez après un audit
L'objectif n'est pas de livrer un diagnostic vague. L'objectif est de vous dire quoi garder, quoi corriger, quoi simplifier et quoi outiller ensuite.
Une sortie exploitable pour décider de la suite
- Une vision claire de vos fichiers, outils et processus.
- Une liste priorisée des améliorations possibles.
- Les actions faisables avec vos outils actuels.
- Les actions nécessitant un outil tiers.
- Les gains attendus de façon qualitative et les risques à corriger.
- Une recommandation claire : ne rien faire, améliorer l'existant, automatiser, former l'équipe ou changer d'outil.
Audit garanti utile
L'audit doit déboucher sur au moins une action concrète
Si aucun axe d'amélioration concret et actionnable n'est identifié à l'issue de l'audit, l'audit est offert.
Un axe d'amélioration peut concerner un gain de temps, une réduction des doubles saisies, une fiabilisation de fichier, une automatisation simple, une meilleure visibilité ou une amélioration de processus.
Offres
3 façons d'intervenir selon votre besoin
Chaque mission s'aligne sur l'un des trois axes : audit, mise en place des améliorations, ou formation. Le bon point de départ dépend surtout de l'état de l'existant et du niveau de mise en œuvre attendu.
Audit des outils et processus
Pour voir clairement ce qui bloque dans les fichiers, les reportings et les processus avant d'engager des changements.
À partir de 1 200 € HT- Cartographie des fichiers, outils et flux.
- Risques d'erreur, irritants et priorités d'action.
- Recommandation claire sur la suite la plus utile.
Mise en place des améliorations
Pour transformer les constats de l'audit en améliorations concrètes sur Excel, les tableaux de bord ou les processus.
À partir de 1 800 € HT- Refonte ciblée d'un fichier Excel ou d'un tableau de bord.
- Contrôles de saisie, formules, automatisations simples et réduction des doubles saisies.
- Structuration d'un processus ou accompagnement d'un outil tiers si nécessaire.
Formation outils et IA
Pour rendre les équipes autonomes sur les fichiers, tableaux de bord, méthodes de mise à jour et usages utiles de l'IA.
À partir de 450 € HT la demi-journée- Prise en main des outils mis en place.
- Bonnes pratiques Excel, mise à jour des données et lecture des indicateurs.
- Usages simples de l'IA pour rédiger, synthétiser, contrôler ou organiser l'information.
Exemples concrets
Des cas types illustratifs pour se projeter plus facilement
Ces cas sont illustratifs, construits à partir de situations fréquentes observées en PME.
Exemple 1
Fichier Excel commercial
Situation de départ
Une PME suit ses prospects, devis et relances dans un fichier Excel devenu difficile à maintenir.
Ce qui peut être amélioré
Certaines informations sont saisies plusieurs fois, les statuts ne sont pas homogènes et les relances sont difficiles à suivre.
Solution possible
Restructuration du fichier, listes déroulantes, formules de suivi, alertes de relance et vue synthétique pour le dirigeant.
Résultat attendu
Un fichier plus fiable, plus simple à mettre à jour et plus utile pour piloter l'activité commerciale.
Exemple 2
Suivi administratif ou exploitation
Situation de départ
Plusieurs fichiers servent à suivre les tâches, les dossiers ou les interventions.
Ce qui peut être amélioré
Les informations circulent mal, certains suivis sont faits à la main et des données sont ressaisies plusieurs fois.
Solution possible
Création d'un fichier de suivi unique, statuts standardisés, contrôles de saisie, automatisations simples et tableau de bord de synthèse.
Résultat attendu
Une meilleure visibilité sur les dossiers en cours et moins de temps perdu à consolider les informations.
Exemple 3
Tableau de bord dirigeant
Situation de départ
Le dirigeant reçoit des informations dispersées entre plusieurs fichiers ou outils.
Ce qui peut être amélioré
Les indicateurs ne sont pas toujours à jour, les chiffres peuvent se contredire et la lecture de l'activité prend trop de temps.
Solution possible
Définition des indicateurs utiles, structuration des sources, automatisation partielle de la mise à jour et création d'un tableau de bord lisible.
Résultat attendu
Une vue plus claire de l'activité, avec moins de dépendance aux consolidations manuelles.
Tarifs
Des repères simples pour cadrer un besoin
Les tarifs dépendent du nombre de fichiers, de la complexité des données, du nombre d'outils concernés, du volume d'automatisation et du besoin de formation ou d'outil tiers.
Audit des outils et processus
À partir de 1 200 € HTPour faire le point sur l'existant, identifier les blocages et prioriser les actions utiles.
- Un échange de cadrage.
- L'analyse des outils, fichiers ou méthodes actuelles.
- L'identification des pertes de temps, doublons ou zones de flou.
- Une restitution claire avec des pistes d'amélioration concrètes.
L'audit est garanti utile : si aucun axe d'amélioration concret et actionnable n'est identifié, il est offert.
Le coût de l'audit peut être déduit partiellement ou totalement si un accompagnement est engagé ensuite.
Mise en place des améliorations
À partir de 1 800 € HTPour une refonte ciblée de fichier, un tableau de bord utile, des contrôles de saisie ou des automatisations simples.
Simplification de processus : à partir de 2 500 € HT selon le périmètre.
Formation outils et IA
À partir de 450 € HT la demi-journéeÀ partir de 850 € HT la journée
Pour former les équipes aux outils en place, aux bonnes pratiques et à des usages simples et utiles de l'IA.
Ce qui fait varier le prix
Une proposition dépend surtout du périmètre réel à traiter
- Nombre de fichiers concernés et niveau de fragilité de l'existant.
- Complexité des données et des calculs à fiabiliser.
- Nombre d'outils, de sources ou de processus concernés.
- Volume d'automatisation attendu.
- Nombre d'interlocuteurs et besoin de coordination.
- Recours ou non à un outil tiers et coût logiciel associé.
- Formation incluse ou non dans l'accompagnement.
Si l'audit débouche sur une mission
Mission signée sous 30 jours à partir de 3 000 € HT : 600 € HT déduits.
Mission signée sous 30 jours à partir de 5 000 € HT : 1 200 € HT déduits.
Une approche directe, terrain et orientée usage réel.
À propos
Un accompagnement qui part du terrain et va jusqu'à la prise en main
Optivmoi s'adresse aux PME qui veulent mieux piloter sans passer par un projet disproportionné. Le point de départ, c'est toujours la réalité de l'activité : les fichiers en place, les processus réellement suivis au quotidien et ce que l'équipe pourra utiliser durablement.
- Analyser l'existant avant de proposer un nouvel outil.
- Mettre en place des améliorations réellement tenables pour la PME.
- Former l'équipe sur les usages, les limites et les bonnes pratiques, y compris sur l'IA.
Prochain pas
Vous voulez savoir si le bon point de départ est un audit, une mise en place ciblée ou une formation ?
Un premier échange permet de qualifier le besoin, de voir ce qui peut être amélioré avec l'existant et de déterminer s'il faut ensuite corriger, automatiser, former ou équiper autrement.